Zakládání s.r.o. se zahraničním společníkem: jaké dokumenty přeložit a ověřit

Založit s.r.o. s českým společníkem je rutina, kterou notář zvládne za jedno odpoledne. Jakmile ale do firmy vstupuje zahraniční společník — ať už cizinec jako fyzická osoba, nebo zahraniční firma — přibývá vrstva, na kterou řada zakladatelů narazí až na poslední chvíli: cizí dokumenty je třeba nejen přeložit, ale i správně ověřit, aby je obchodní rejstřík vůbec přijal.

Tento článek shrnuje, jaké dokumenty při zakládání s.r.o. se zahraničním společníkem budete potřebovat, co stačí přeložit a co musí projít úředním ověřením, a jak se liší soudní překlad, apostila a superlegalizace. Nejde o právní poradenství — konkrétní postup vždy potvrďte s notářem — ale o praktický přehled, díky kterému vás na úřadě nic nepřekvapí.

• Cizojazyčné dokumenty pro založení s.r.o. se zahraničním společníkem musí být soudně přeložené — běžný překlad úřad nepřijme.
• Pořadí je klíčové: nejdřív ověření pravosti (apostila nebo superlegalizace) v zemi původu, teprve pak soudní překlad.
• Apostila stačí u států Haagské úmluvy, u ostatních zemí je nutná superlegalizace.
• Výpis z rejstříku trestů obvykle nesmí být starší než tři měsíce.

„Zahraniční prvek“ je situace, kdy do české firmy vstupuje osoba nebo subjekt z jiného státu. U s.r.o. vzniká nejčastěji ve třech případech: společníkem je cizinec (fyzická osoba), společníkem je zahraniční firma (právnická osoba), nebo je jednatelem cizinec. Stačí jedna z těchto rolí a úřady budou vyžadovat doklady ze zahraničí — a ty musí být v češtině a v ověřené podobě.

Důvod je prostý: český obchodní rejstřík i notář potřebují spolehlivě ověřit totožnost, bezúhonnost a právní existenci všech zúčastněných. U českého občana to zvládnou z domácích evidencí, u cizince nebo zahraniční firmy se musí opřít o zahraniční dokument — a ten potřebuje jak ověření pravosti, tak soudní překlad.

Konkrétní seznam závisí na tom, v jaké roli zahraniční prvek do firmy vstupuje.

Cizinec, který se stává společníkem, případně i jednatelem, obvykle dokládá:

• Výpis z rejstříku trestů ze země původu (prokazuje bezúhonnost jednatele) — typicky nesmí být starší než tři měsíce.
• Doklad totožnosti (cestovní pas).
• U jednatele navíc čestné prohlášení a podpisový vzor, které se podepisují před notářem.

Cizojazyčné dokumenty z této řady patří mezi nejčastější překlady právních dokumentů, které musí být úředně přeloženy do češtiny.

Pokud do české s.r.o. vstupuje jako společník zahraniční společnost, dokladuje svou existenci a oprávnění jednat:

• Výpis z obchodního rejstříku (nebo obdobné evidence) země sídla.
• Zakladatelská listina nebo společenská smlouva zahraniční firmy.
• Doklad o tom, kdo je oprávněn za firmu jednat, případně plná moc pro zástupce.

Tyto dokumenty jsou pro založení klíčové a téměř vždy vyžadují kombinaci ověření pravosti (apostila nebo superlegalizace) a soudního překladu.

I když je společník český, ale jednatelem se stává cizinec, úřad bude chtít doložit jeho bezúhonnost — tedy výpis z rejstříku trestů z domovského státu, opět přeložený a ověřený. U občanů EU bývá proces jednodušší, u třetích zemí náročnější.

Tady se nejčastěji chybuje, proto rozlišujme dvě roviny:

Překlad řeší jazyk — převádí dokument do češtiny. Pro úřední účely nestačí běžný překlad; potřebujete soudní (úřední) překlad opatřený doložkou soudního překladatele, který se neoddělitelně spojí s dokumentem.

Ověření pravosti řeší to, že dokument je pravý a vystavil ho oprávněný orgán. Tady nastupuje apostila nebo superlegalizace — a provádí se na originálu (či ověřené kopii) ještě v zemi původu, před překladem.

Pořadí je důležité: nejdřív si v zemi původu zajistěte ověření pravosti (apostilu/superlegalizaci), teprve potom nechte dokument i s ověřovací doložkou úředně přeložit. Opačné pořadí často znamená, že celý proces budete opakovat.

Tři pojmy, které se pletou nejvíc:

Soudní překlad je překlad se státně uznávanou doložkou, který český úřad přijme jako rovnocenný originálu. Pro obchodní rejstřík jsou cizojazyčné dokumenty bez soudního překladu nepoužitelné.

Apostila je zjednodušené ověření pravosti dokumentu pro státy Haagské úmluvy. Je to jediné razítko, kterým se potvrdí, že dokument je pravý a použitelný v zahraničí. Týká se většiny evropských zemí i řady dalších.

Superlegalizace je delší cesta pro státy, které k Haagské úmluvě nepřistoupily. Ověření probíhá v několika krocích přes úřady země původu a český zastupitelský úřad. Je zdlouhavější, proto ji řešte s předstihem.

Které z těchto kroků se vás týkají, závisí na zemi původu dokumentu. Obecné pravidlo: dokument z apostilní země → apostila + soudní překlad; dokument ze země mimo úmluvu → superlegalizace + soudní překlad. Samotný notářský zápis o založení s.r.o. už pak probíhá v češtině u českého notáře, který může vyžadovat přítomnost soudního tlumočníka, pokud zahraniční účastník nerozumí česky.

Zahraniční dokumenty pro založení s.r.o. bývají jen prvními překlady, které budete řešit. Jakmile firma začne fungovat, potřeba překladů se vrací znovu a znovu — u obchodních smluv se zahraničními partnery, při komunikaci s českými úřady, u webových stránek a marketingu i u dokumentů při zaměstnávání cizinců.

Řešit každý takový překlad jinde znamená ztrátu času a nejednotnou terminologii. Firmy se zahraničním vlastníkem proto často volí jedno stálé překladatelské zázemí. Proč se to vyplatí a jak takovou spolupráci nastavit, rozebíráme v článku o výhodách stálé spolupráce s překladatelskou agenturou.

Přeložíme a úředně ověříme všechny potřebné dokumenty — a zůstaneme po ruce i tehdy, až překlady začne potřebovat vaše rozjetá firma. Podívejte se na překlady pro firmy.