Zaměstnávání cizinců: jaké dokumenty a překlady firma potřebuje

Zaměstnáváte nebo plánujete zaměstnat cizince? Rok 2026 přináší zásadní změnu v povinnostech zaměstnavatele — a k tomu je potřeba mít připravené správné dokumenty se soudním překladem. Článek shrnuje, jaký je rozdíl mezi zaměstnáváním občana EU a třetí země, co se mění díky novému jednotnému hlášení, které dokumenty je nutné přeložit a jaké chyby firmy nejčastěji dělají.

Co je soudní překlad obecně, vysvětlujeme v samostatném článku.

• Zaměstnávání občanů EU a občanů třetích zemí se řídí odlišnými pravidly — u třetích zemí je obvykle nutná zaměstnanecká nebo modrá karta.
• Od roku 2026 platí Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele (JMHZ) — u cizinců musí být zaměstnanec registrován před nástupem do práce.
• Občané devíti zemí (USA, UK, Japonsko, Kanada, Jižní Korea, Nový Zéland, Singapur, Izrael, Austrálie) nepotřebují pracovní povolení, ale vízum nebo pobytové oprávnění ano.
• Ne všechny dokumenty je nutné překládat — české a často ani slovenské dokumenty překlad nevyžadují.

Prvním krokem je ujasnit si, do jaké kategorie zaměstnanec spadá — pravidla se zásadně liší.

Občané EU, EHP a Švýcarska mají volný přístup na český trh práce. Nepotřebují pracovní povolení ani zaměstnaneckou kartu, stačí standardní pracovní smlouva a běžné formality.

Občané třetích zemí obvykle potřebují zaměstnaneckou kartu (kombinuje pracovní povolení a pobytové oprávnění) nebo modrou kartu pro vysoce kvalifikované pozice.

Zvláštní skupinou jsou občané devíti zemí, kteří od 1. července 2024 nepotřebují samostatné pracovní povolení: USA, Spojené království, Japonsko, Kanada, Jižní Korea, Nový Zéland, Singapur, Izrael a Austrálie. Důležité je ale nezaměňovat si to s vízovou povinností — vízum nebo dlouhodobý pobyt musí mít i tito zaměstnanci, mění se pouze to, že samotné pracovní povolení od Úřadu práce už není potřeba.

Toto je zásadní změna, o které by měl vědět každý zaměstnavatel cizinců.

Od 1. ledna 2026 nabyl účinnosti zákon č. 323/2025 Sb. o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele, přičemž ostrý start systému připadá na 1. dubna 2026. Jednotné měsíční hlášení (JMHZ) nahrazuje až 25 různých formulářů, které dosud zaměstnavatelé posílali na ČSSZ, finanční úřad, Úřad práce a Český statistický úřad — nově stačí jedno elektronické podání měsíčně.

Pro zaměstnávání cizinců má JMHZ jedno klíčové zpřísnění: zatímco čeští zaměstnanci mohou být v některých případech registrováni až několik dní po nástupu, cizince je nutné registrovat prostřednictvím systému REGZEC nejpozději před okamžikem jeho nástupu do práce — registraci lze provést nejdříve 8 dní předem. Toto pravidlo je přísnější než u českých zaměstnanců a jeho nedodržení hrozí vysokými pokutami.

Zaměstnavatelé, kteří již cizince zaměstnávají, museli navíc zpětně nahlásit údaje za leden až březen 2026, a to v období od 1. dubna do 30. června 2026.

Konkrétní seznam závisí na typu pozice a zemi původu zaměstnance, nejčastěji se ale opakují tyto dokumenty:

Pokud zahraniční zaměstnanec zároveň zakládá vlastní firmu jako jednatel či společník, týká se ho i zakládání s.r.o. se zahraničním společníkem.

Ne všechny dokumenty je nutné soudně překládat, a je dobré to vědět předem, aby firma neplatila za zbytečné překlady.

České dokumenty přirozeně překlad nepotřebují. Slovenské dokumenty úřady obvykle přijímají bez překladu díky jazykové blízkosti. Anglické dokumenty jsou hraniční případ — některé úřady je akceptují, jiné (typicky OAMP) překlad vyžadují bez ohledu na jazyk. Doporučujeme si to ověřit u konkrétního úřadu předem.

1. Ověřte typ zaměstnance — občan EU/EHP, nebo třetí země, případně jedna z devíti zemí s volným přístupem k trhu práce.
2. Shromážděte potřebné doklady a zajistěte soudní překlady — pracovní smlouvu, případně diplom nebo výpis z rejstříku trestů podle typu pozice.
3. Registrujte zaměstnance přes systém JMHZ — u cizince nejpozději před okamžikem nástupu do práce, ne až po něm.
4. Archivujte kopie pobytových dokladů zaměstnance po celou dobu trvání pracovního poměru.

Pozdní registrace. Nejzávažnější chyba u cizinců — na rozdíl od českých zaměstnanců musí být registrace hotová před nástupem, ne po něm.

Obyčejný překlad místo soudního. Úřady přijímají pouze překlad se soudní kulatou pečetí od překladatele z registru Ministerstva spravedlnosti. Detailně v článku o výpisu z rejstříku trestů.

Chybějící archivace pobytových dokladů. Firma musí uchovávat kopie po celou dobu zaměstnání — kontrola to prověřuje.

Neověření platnosti pobytu. Pobytové oprávnění zaměstnance je nutné průběžně sledovat, ne jen na začátku pracovního poměru.

Pokuty za porušení mohou být vysoké i u jediného zaměstnance, proto se vyplatí mít celý proces nastavený správně od začátku.

Zajistíme soudní překlad pracovní smlouvy, diplomu i výpisu z rejstříku trestů — rychle a s kulatou pečetí.